Remote Insights: Wie WorkFlex aus 10+ Ländern asynchron zusammenarbeitet

Mit WorkFlex können Unternehmen Remote Work im Ausland rechtskonform und risikofrei anbieten.

Co-Founder Patrick Koch gibt uns in diesem Interview spannende Einblicke, wie bei WorkFlex 30+ Mitarbeiter_innen aus über 10 verschiedenen Ländern fully-remote zusammenarbeiten (ganz ohne Büro).

Patrick erzählt über asynchrones Arbeiten in mehreren Zeitzonen, die hilfreichsten Tools für Remote Unternehmen, seine besten Strategien für Remote Leadership und auch worauf WorkFlex beim Recruiting und Onboarding von neuen Mitarbeiter_innen achtet. Los geht's!

Was bietet WorkFlex?

Hallo Patrick, magst du dich und euer Unternehmen kurz vorstellen?

Ich bin Patrick, Co-Founder und MD (Managing Director) von WorkFlex. WorkFlex unterstützt Unternehmen dabei, dass Mitarbeiter_innen rechtskonform - ohne Compliance Risiken - mobil im Ausland und auf Dienstreisen arbeiten können.

Unsere Software hilft bei der Evaluierung von Compliance Risiken und bei der Umsetzung der vorgeschriebenen Maßnahmen, z.B. durch das Beantragen der A1-Bescheinigungen etc. Unsere Kunden, darunter BioNTech, Vodafone, Flix und Forto, sparen wertvolle Zeit und Geld, und schaffen zugleich ein modernes Arbeitsklima.

WorkFlex als Arbeitgeber

Ihr arbeitet 100% remote - was bedeutet das für euch?

Ja genau, unser WorkFlex-Team arbeitet seit der Gründung 2021 zu 100% remote. Wir haben kein Office. Unser Team lebt in mehr als 10 verschiedenen Ländern.

Viele unserer Teammitglieder sind digitale Nomaden und bereisen die Welt, während andere sich vollständig im Ausland niedergelassen haben. Es gibt beispielsweise gebürtige Deutsche in unserem Team, die nun in Ländern wie Spanien, Griechenland oder Portugal leben.

Darüber hinaus haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, bis zu 183 Tage pro Jahr an Orten zu arbeiten, an denen sie sich am wohlsten fühlen. Das bedeutet, dass mehr als die Hälfte des Jahres im Zuge von Workations dafür genutzt werden kann, die Welt zu entdecken und dabei trotzdem weiter der Arbeit nachzugehen.

Ich denke, dass kaum eine andere Firma ihr eigenes Produkt so sehr verkörpert wie wir. Wir lieben es, mobil von überall aus zu arbeiten.

Asynchrones Zusammenarbeiten

Ihr nutzt Remote Work ja wirklich voll aus. Viele Länder bedeuten doch auch viele Zeitzonen: Heißt das ihr arbeitet auch zeitunabhängig?

Ja, bei WorkFlex arbeiten wir größtenteils asynchron. Wenn man aus vielen verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeitet, ist es schwierig, Besprechungen zu organisieren.

Statt einer Meeting-Culture, wo alle sich den ganzen Tag in Videocalls befinden und keiner die eigentliche Arbeit erledigen kann, bevorzugen wir möglichst wenige Meetings zu haben und setzen auf asynchrone Kommunikation.

Was bedeutet das für eure Arbeitszeiten?

Wir haben keine festen Kernarbeitszeiten vorgegeben. Allerdings müssen Mitarbeiter_innen im Sales oder im Customer Success natürlich erreichbar sein, um Kunden bei Bedarf Unterstützung zu bieten.

Generell überprüfen wir auch nicht, ob der MS-Teams-Status grün ist oder nicht. Wenn sich jemand während des Tages 3 Stunden im Kalender blockiert, ist dafür keine Rechtfertigung erforderlich. Solange die Leistung stimmt, gibt es für mich keinen Grund, die Arbeitsstunden des Teams zu kontrollieren.

Software für Remote Work

Welche Tools findet ihr für Remote Work besonders hilfreich?

Um trotz Zeitverschiebung oder anderer Arbeitszeiten effektiv zusammenzuarbeiten, sind diese Tools für uns unerlässlich:

• Kommunikation: Wir verwenden Microsoft Teams und arbeiten viel mit kurzen Videobotschaften, zum Beispiel via Loom oder Vidyard. Diese können mehrmals angeschaut werden, flexibel wann immer der andere dafür Zeit hat. So können viele unnötige Meetings vermieden werden.

• Wissenstransfer erfolgt meistens durch Videos und sämtliche Informationen, Prozesse und Abläufe werden dann bei Microsoft Loop gesammelt, wo alle jederzeit Zugriff haben.

• Für die Ideenfindung bevorzugen wir Brainstorming-Sessions in Meetings und benutzen dafür z.B. die Plattform Miro.

• Für eine gute Zusammenarbeit legen wir sehr viel Wert auf Struktur. Hierfür benutzen wir Asana.

Remote Leadership & Teambuilding

Wie schafft ihr es, trotz räumlicher Distanz als Team zusammen zu wachsen?

Obwohl ich ein großer Fan von 100% remote bin, planen wir regelmäßige Offsites und andere Events, damit sich das Team auch in echt kennenlernen kann.

Erst kürzlich waren wir in Istanbul, wo sich viele zum ersten Mal live gesehen haben. Diese Offsites sind dann auch nicht gedacht, um dort zu arbeiten, sondern wirklich um sich besser kennen zu lernen und als Team zusammen zu wachsen.

Viele besuchen sich auch gegenseitig dank Workations oder planen gemeinsame Reisen. Zudem haben wir monatlich ein All-Hands-Meeting, wo aus den gegenseitigen Teams berichtet wird und die Neuzugänge vorgestellt werden.

Was sind deine Tipps um Remote Teams erfolgreich zu führen?

Meine größten Learnings sind:

1. Klare Ziele und Prioritäten vorgeben
   Besonders bei Remote Teams sind klar definierte Ziele essenziell. Außerdem helfen klare Prioritäten dabei, dass Aufgaben nicht hinten runterfallen und Fristen eingehalten werden.

2. Asynchrone Kommunikation ausnutzen
   Es ist kein Geheimnis, dass Remote-Arbeit die Kommunikation erschwert. Aber gerade dann ist gute Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Hier ist unser Motto: Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig!

3. Erzielte Ergebnisse sind wichtiger als geleistete Arbeitsstunden
   Es ist nicht wichtig, wie viele Stunden Mitarbeiter_innen arbeiten, solange die Arbeit erledigt wird! Die Leistung spiegelt den Arbeitsaufwand ohnehin wider. Und um ehrlich zu sein - die Mitarbeiter_innen sind auch im Büro nicht 100% ihrer Zeit produktiv. Eher im Gegenteil, da man dort sehr viel von anderen abgelenkt werden kann.

Hiring, Benefits & Onboarding

Worauf achtet ihr bei Bewerber_innen besonders?

Am meisten Wert legen wir auf den Company-Person-Fit. Die Bewerber_innen müssen zu 100% hinter unserer Mission und Vision stehen sowie unsere Values teilen. Wir brauchen Leute, die sich für „Work from Anywhere“ begeistern, eigenständig motiviert arbeiten und Flexibilität lieben und leben.

Menschen, die sich für die Freiheit, Reisen und Autonomie von Remote Work begeistern, passen besser zu unserem Unternehmen und letztendlich auch zu unserem Produkt.

Je mehr sich jemand mit unserer Unternehmenskultur identifizieren kann, desto höher ist auch das Engagement und die Loyalität unserem Unternehmen gegenüber.

Ihr habt Mitarbeiter_innen auf der ganzen Welt. Wie regelt ihr das rechtlich?

Ja, wir stellen in allen Ländern der Welt ein. Dabei prüfen wir dann im Einzelfall, welche die beste Lösung ist (z.B. Freelancer, Festanstellung, Employer of Records). Wir suchen also nicht speziell in ausgewählten Ländern.

Ägypten zum Beispiel hat sehr starke Bewerber_innen, gerade im Bereich IT und Operations. Zudem leben viele Deutschsprachige in Spanien, die gerne von dort arbeiten würden, und so hinter unserer Mission stehen.

Bewerben können sich bei uns aber alle, die gerne 100% remote arbeiten möchten.

Welche Benefits bietet ihr euren Remote Mitarbeiter_innen?

Wir bieten folgende Benefits für Remote Mitarbeiter:

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt
• 100% remote arbeiten von überall - kein Umzug notwendig
• Bis zu 183 Workation-Tage pro Jahr
• Große Aufstiegschancen
• Volle, zeitliche Flexibilität durch asynchrone Kultur
• Eine kollaborative Teamkultur, in der der Beitrag jedes Einzelnen zur Gestaltung der Vertriebsbemühungen, -ansätze und -prozesse geschätzt wird
• regelmäßige Team-Offsites

Wie sieht das Onboarding für neue Mitarbeiter_innen bei euch aus?

Onboarding ist remote ein schwieriges Thema. Wir haben deswegen verschiedene Videos vorbereitet, die alle Informationen über unser Team, unsere Mission, unsere Produkte, Compliance etc. enthalten. Abgeschlossen wird das Onboarding mit unseren „WorkFlex Certifications“, bei denen neue Mitarbeiter_innen ihr Wissen mit einem Quiz überprüfen.

Zudem werden neue Talente am ersten Tag bei Microsoft Teams vorgestellt sowie im monatlichen All-Hands-Meeting. Wir fördern auch stark, dass alle unsere Mitarbeiter_innen sich bei LinkedIn connecten, sobald der Vertrag unterschrieben ist.

Am liebsten Remote

Was sind deine persönlichen Lieblingsvorteile von Remote Work?

Als Co-Founder habe ich mich entschieden eine 100% remote Firma zu gründen, für

• mehr Freiheit: Mobil zu arbeiten ermöglicht mir, meinen Tag so zu gestalten wie ich ihn gerne hätte. Ich verliere keine Zeit damit ins Office zu pendeln.
• mehr Flexibilität: Ich reise gerne und viel und kann so geografisch sowie zeitlich flexibel ohne Probleme an allen Meetings teilnehmen.
• ein internationales, diverses Team: Durch 100% remote haben wir einen USP, den andere Firmen nicht aufweisen können. Neue Talente legen sehr viel Wert darauf.

Wie sieht der Arbeitsplatz aus, an dem du am liebsten arbeitest?

Am liebsten arbeite ich natürlich mobil im Ausland. Irgendwo im Warmen mit einer schönen Aussicht zu arbeiten gibt mir einfach das Gefühl von Freiheit und mehr Work-Life-Balance.

Was steht als Nächstes an für euer Unternehmen?

Unsere Mission ist es, das Arbeiten im Ausland so einfach wie möglich zu machen. Wir wollen nicht, dass Unternehmen sich mit verschiedenen Compliance Regeln rumschlagen müssen. Wir fokussieren uns deshalb weiterhin darauf, die beste softwarebasierte Lösung dafür zu entwickeln.

Vielen Dank für diese spannenden Remote Insights, Patrick! :)